عندما ن قوم بفتح حساب من خلال الإدارة، وتعين هذا الحساب أنه (زبون أو تاجر أو موظف)، يتم فتح حساب مقابل لهذا الحساب وبنفس الأسم في المحاسبة، ولكن الرقم الذي يتم إختياره هو رقم أخر مختلف ليس له علاقة بالرقم المستخدم في الإدارة، الرقم الذي يتم إختياره ضمن المحاسبة هو أول رقم فارغ ضمن المجموعة المستخدمة.

فمثلاً عند فتح حساب في الإدارة لزبون، فإن البرنامج يتحرك للمحاسبة ويبحث عن مجموعة الزبائن وهي المجموعة التي تحمل الرقم 31، فيخرج منها أول رقم مستخدم وهو الرقم 2001، ثم يبحث عن أول رقم فارغ بعد الرقم 2001، فيجده مثلاًَ 2012، فيتم تعريف الحساب الذي فتحناه في الإدارة تحت الرقم 2012 والمجموعة 31 في المحاسبة.

وإذا ما فتحنا حساب في الإدارة لتجار، فإن البرنامج يتحرك للمحاسبة ويبحث عن مجموعة التجار وهي المجموعة التي تحمل الرقم 30، فيخرج منها أول رقم مستخدم وهو الرقم 6401، ثم يبحث عن أول رقم فارغ بعد الرقم 6401، ويقوم بتعريف التاجر الجديد ضمنه.

وإذا ما فتحنا حساب في الإدارة لموظف، فإن البرنامج يتحرك للمحاسبة ويبحث عن مجموعة الموظفين وهي المجموعة التي تحمل الرقم 34، فيخرج منها أول رقم مستخدم وهو الرقم 1201، ثم يبحث عن أول رقم فارغ بعد الرقم 1201، ويقوم بتعريف الموظف الجديد ضمنه.